Những vướng mắc thường gặp và trình tự thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Trong quá trình sử dụng đất, việc thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (“Sổ đỏ”, “Sổ hồng”) là nhu cầu khá phổ biến khi có sự thay đổi về diện tích, thông tin thửa đất hoặc tình trạng pháp lý của Giấy chứng nhận.

Tuy nhiên, trên thực tế, đây không phải là thủ tục đơn giản như nhiều người thường nghĩ, mà có thể phát sinh nhiều vướng mắc liên quan đến hồ sơ, xác minh hiện trạng và quá trình phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền.

Bài viết dưới đây sẽ khái quát những vướng mắc thường gặp và trình tự thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định hiện hành.

1. Một số vướng mắc thường gặp khi cấp đổi giấy chứng nhận

Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, người sử dụng đất thường gặp một số nhóm vướng mắc chính sau:

• Sai lệch diện tích, kích thước và ranh giới thửa đất so với hiện trạng sử dụng thực tế;
• Hồ sơ pháp lý về quyền sử dụng đất không đầy đủ;
• Đất đang có tranh chấp liên quan đến ranh giới, thừa kế, nguồn gốc sử dụng đất;
• Thông tin nhân thân trên Giấy chứng nhận không đúng với giấy tờ tùy thân hiện tại;
• Thửa đất thuộc quy hoạch, hành lang bảo vệ công trình hoặc khu vực cần rà soát pháp lý theo quy định;
• Thời gian giải quyết hồ sơ kéo.

2. Trình tự thực hiện thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ đến một trong các địa điểm trên địa bàn cấp tỉnh sau đây: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Khi nộp các giấy tờ quy định, người yêu cầu đăng ký được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu hoặc nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến thì hồ sơ nộp phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực.

Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện:

– Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.

– Trường hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:

– Đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi cả họ, tên vợ và họ, tên chồng thì khai thác, sử dụng thông tin về tình trạng hôn nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không khai thác được thông tin về tình trạng hôn nhân thì hướng dẫn người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp bản sao giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ khác về tình trạng hôn nhân.

– Đối với trường hợp vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận thì thực hiện kiểm tra thực địa và đối chiếu với hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã cấp để xác định đúng vị trí thửa đất.

– Kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo bản đồ địa chính đối với trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu để xác định lại kích thước các cạnh, diện tích của thửa đất.

– Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất đối với nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc chỉ có bản đồ địa chính dạng giấy đã rách nát, hư hỏng đối với trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc chưa sử dụng trích đo bản đồ địa chính thửa đất và người sử dụng đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc thuộc trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

– Gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai theo Mẫu số 19 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 226/2025/NĐ-CP đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.

– Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

– Cấp Giấy chứng nhận; trao Giấy chứng nhận hoặc gửi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người được cấp. Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận đã cấp do đo đạc lập bản đồ địa chính mà bên nhận thế chấp đang giữ Giấy chứng nhận thì thông báo danh sách các trường hợp làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận cho bên nhận thế chấp; xác nhận việc đăng ký thế chấp vào Giấy chứng nhận được cấp. Việc trao Giấy chứng nhận được thực hiện đồng thời giữa ba bên gồm Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất và bên nhận thế chấp; người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất ký, nhận Giấy chứng nhận mới từ Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để trao cho bên nhận thế chấp; bên nhận thế chấp có trách nhiệm nộp Giấy chứng nhận cũ đang thế chấp cho Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để quản lý.

3. Vai trò của luật sư trong thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận

Tại sao nên có sự hỗ trợ của luật sư khi thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận? Không ít khách hàng tìm đến luật sư khi hồ sơ đã bị trả lại nhiều lần hoặc kéo dài trong thời gian dài mà chưa được giải quyết. Với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực đất đai, luật sư có thể:

• Đánh giá tính pháp lý của hồ sơ trước khi nộp;
• Xác định chính xác nguyên nhân dẫn đến vướng mắc;
• Hỗ trợ thu thập, hoàn thiện tài liệu chứng minh;
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn phương án xử lý đối với các trường hợp tranh chấp, sai lệch diện tích hoặc hồ sơ pháp lý phức tạp;
• Bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.

Luật Hùng Phúc – Đồng hành cùng khách hàng trong mọi thủ tục đất đai. Trong lĩnh vực đất đai, nhiều vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn những rủi ro pháp lý đáng kể. Việc cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là một ví dụ điển hình. Với phương châm hoạt động “Tận tâm – Chuyên nghiệp – Hiệu quả”, Công ty Luật Hùng Phúc luôn đặt quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng lên hàng đầu. Chúng tôi không chỉ hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ mà còn đồng hành trong toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục, từ khâu rà soát pháp lý, tư vấn phương án xử lý đến làm việc với các cơ quan có thẩm quyền. Sự am hiểu pháp luật, kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực đất đai cùng tinh thần trách nhiệm cao chính là những giá trị cốt lõi đã và đang tạo nên uy tín của Luật Hùng Phúc đối với khách hàng trong suốt quá trình hoạt động. Nếu Quý khách hàng đang gặp khó khăn trong quá trình cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các thủ tục đất đai khác, hãy liên hệ với Luật Hùng Phúc để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, chính xác và hiệu quả.

Mọi vướng mắc cần trợ giúp liên quan đến các thủ tục hành chính đất đai, tranh chấp đất đai, ... Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0984 62 4444 để được tư vấn chi tiết!